Za izračun letnega dopusta si lahko nastavimo več formul z različnimi kriteriji, po katerih naj bi se izračunal letni dopust zaposlenih. Formulo za izračun dopusta lahko določimo v parametrih (K.6.1., parameter 10) – ta formula velja za vse zaposlene. Če ima določeno delovno mesto drugačen izračun letnega dopusta, se lahko na delovnem mestu določi formulo za izračun in bo program upošteval formulo na delovnem mestu pred formulo v parametrih. V primerih, ko ima zaposleni svoj način izračuna dopusta, pa je možen vnos (izbira) formule pri vsakem posamezniku. V tem primeru bo program upošteval formulo pri delavcu. Torej, program pri izračunu najprej preveri, če je vnesena formula pri zaposlenem, če ni preveri formulo določeno na delovnem mestu. Če tudi na delovnem mestu ni podatka, bo uporabil formulo iz parametrov.
V meniju K.6.1. na prvem zavihku 1.Parametri za dopust se nahajajo še dodatni parametri za dopust.
- Maksimalno in minimalno dovoljeno število dni dopusta.
- Besedilo za odbitek dopusta za preseženo kvoto dopusta in besedilo za dodatek do minimalnega števila dni dopusta.
- Besedilo za odbitek deleža dopusta za zaposlitve ki niso za celo leto.
- Način izračuna dopusta, ali se uporablja delež za izračun in kakšna oblika deleža.
- Obvezna poraba dopusta v tekočem letu, v nasprotnem primeru ga ob prehodu leta odbije in prikaže kot lanski zapadli dopust.
Primer nastavitve formule za izračun letnega dopusta. Npr. Kolektivna pogodba določa, da pripada delavcu dopust glede na:
- Osnovo: 20 dni
- Za vsakega otroka do 15 let starosti: 1 dan
- Dodatno za vsakega predšolskega otroka (do 7-ega leta starosti): 1 dan
- Pogoje dela: 2 dni
- Starost: nad 50 let: 2 dni dopusta
- Izobrazbo:
- do V. stopnje izobrazbe: 1 dan
- za VI., VII. In VIII. stopnjo izobrazbe: 2 dni
- Za telesno okvaro nad 60%: 4 dni
- Delovno dobo:
- od 5 do 10 let: 1 dan
- od 10 do 15 let: 2 dni
- od 15 do 20 let: 3 dni
- od 20 do 25 let: 4 dni
- nad 25 let: 5 dni
Pogoj za pravilen izračun dopusta je, da so sledeči podatki:
- Osnova – v parametrih (meni K.6.1.) vnesen podatek št. dni osnove.
- Na podatkih o družinskih članih pri delavcu, morajo biti vneseni družinski člani in sorodstvo otrok
- Pogoji dela – na delovnem mestu (meni K.1.2.) mora biti vnesen podatek Dopust na pogoje.
- Starost – pri delavcu mora biti vnesen datum rojstva.
- Izobrazba – v šifrantu izobrazb (meni K.1.3.) mora biti vnesen podatek o št. dni dopusta. Na vnosu podatkov o delavcu, zavihek Izobrazba, mora biti vnesen podatek o izobrazbi delavca.
- Telesna okvara – na podatkih o delavcu, zavihek Zdravstveno stanje, mora biti vnesen podatek o telesni okvari.
Najprej vnesemo naziv formule npr . Osnovna formula po KP.
Nato s tipko F2 Nov vnos vnašamo postavke v formulo za izračun dopusta. Postavka vsebuje Naziv, Formulo in nadaljevanje formule (če gre za daljšo formulo), opombo, opombo za odločbo in parameter Ne upoštevaj v maksimum dopusta (kar pomeni, da se postavka izračuna tudi čez maksimalno nastavljeno število dni dopusta).
Za zgornji primer vnesemo naslednje postavke:
Osnova – najprej vnesemo formulo za osnovo. S klikom na gumb Pomoč program odpre formule za izračun dopusta. Za izračun osnove uporabimo formulo KE05.
- Naziv: Osnova
- Formula: KE05
- Vnos potrdimo z F9.
Pogoji dela – za izračun št. dni glede na pogoje delovnega mesta, vnesemo:
- Naziv: Delo. mesto
- Formula: KE04
Št. predšolskih otrok – za izračun števila predšolskih otrok uporabimo formulo KF01(p1, p2) z vnesenimi pogoji. V našem primeru pripada delavcu dodatno 1 dan dopusta za predšolskega otroka do 7 leta starosti. Pri vneseni formuli KF01(0,6) program vrne en dan, za vsakega otroka do dopolnjenega 7. leta starosti. V ustrezna polja vnesemo:
- Naziv: Št. otrok do 7 let
- Formula: KF01(0,6)
Št. otrok do 15-ega leta – uporabimo formulo KE03. V polja vnesemo:
- Naziv: Št. otrok do 15 let
- Formula: KE03
Starost – za izračun starosti nad 50 let uporabimo formulo KF03(p1, p2, p3) z vnesenimi pogoji. Formula KF03(50,80,2) vrne 2 dni dopusta, če je starost delavca med 50 in 80 let. Vnesemo:
- Naziv: Starost
- Formula: KF03(50,80,2)
Delovna doba – za izračun delovne dobe uporabimo formulo KF02(p1,p2,p3,p4). Formula vrne p3 (št. dni dopusta), če ima delavec št. let delovne dobe med p1 in p2. P4 je lahko 1 ali 0, v kolikor imate vpisano 1 pomeni da vzame delovno dobo samo v podjetju, če pa imamo vpisano 0 pa vzame celotno delovno dobo.
Med 5 in 10 let delovne dobe pripada delavcu 1 dan dopusta. To zapišemo kot KF02(5,9,1). Pogoja sta tako med 5 in dopolnjenih 9 let delovne dobe, kar ustreza naši zahtevi. Ker moramo zajeti vse kriterije za delovno dobo, vnesemo:
- Naziv: Delovna doba
- Formula: KF02(5,9,1,0)+KF02(10,14,2,0)+KF02(15,19,3,0)+KF02(20,24,4,0)+KF02(25,50,5,0)
Izobrazba – uporabimo formulo KE10. Program vrne podatek vnesen v šifrantu izobrazb (meni K.1.3.). Vnesemo:
- Naziv: Izobrazba
- Formula: KE10
Telesna okvara – formula KE13 vrne procent telesne okvare. V našem primeru delavcu pripada dopust za telesno okvaro nad 60%. Za pravilen izračun zapišemo formulo IF(KE13>=60,4,0) – kar pomeni: če je telesna okvara nad ali enako 60%, formula vrne rezultat 4. V nasprotnem primeru vrne vrednost 0. Tako zapišemo:
- Naziv: Telesna okvara
- Formula: IF(KE13>=60, 4, 0)
Možne spremenljivke v formuli za izračun:
#KE01 – delovna doba v podjetju v letih
#KE02 – skupna delovna doba v podjetju v letih
#KE03 – število otrok do dopolnjenega 15. leta starosti
#KE04 – število dodatnih dni dopusta za delovno mesto delavca. Vrednost je določena v šifrantu delovnih mest.
#KE05 – osnova (nastavljiva v parametrih programa)
#KE06 – osnova 2(nastavljiva v parametrih programa)
#KE07 – osnova 3(nastavljiva v parametrih programa)
#KE08 – osnova 4(nastavljiva v parametrih programa)
#KE09 – osnova 5(nastavljiva v parametrih programa)
#KE10 – vrne število dni dopusta glede na stopnjo izobrazbe
#KE11 – vrne vrednost različno od 0, če je delavec samohranilec
#KE12 – vrne kategorijo invalidnosti za delavca (1=I.kategorija,.., 3=III.kategorija)
#KE13 – vrne stopnjo telesne okvare v procentih
#KE14 – vrne število invalidnih otrok
#KE15 – spol; če je moški vrne 0, če je ženska vrne 1;
#KE16 – vrne število dni dopusta glede na zahtevano stopnjo izobrazbe na delovnem mestu
#KE17 – vrne maksimalno število dni dopusta
#KE18 – vrne minimalno število dni dopusta
#KE20 – vrne število (mesecev oz. dni) za delež dopusta
#KE21 – vrne število odbitih dni dopusta zaradi deleža zaposlitve
#KE22 – vrne hipotetičnih število dni dopusta (osnova, iz katere se izračuna delež dopusta) (koliko bi bilo dopusta, če bi bil delavec zaposlen celo leto)
#KE23 – vrne število otrok s posebno nego – CSD
Možne funkcije v formuli za izračun
#KF01(p1,p2) – število otrok starih med p1 in p2 let.
#KF02(p1,p2,p3,p4) – vrne p3, če je skupna delovna doba delavca med p1 in p2 let. Če pogoj ni izpolnjen, funkcija vrne vrednost 0. Če p4=0 je skupna delovna doba, če p4=1 velja samo za delovno dobo v podjetju.
#KF03(p1,p2,p3) – vrne p3, če je starost delavca med p1 in p2 let. Če pogoj ni izpolnjen, funkcija vrne vrednost 0. Če so vrednosti p1, p2 in p3 nič, potem funkcija vrne starost delavca.
#KF04(p1,p2) – vrne p2, če je stopnja izobrazbe delavca enaka p1.
#KF05(p1,p2, p3) – p1 = 0 -> pripadajoči dopust v letu p2
p1 = 1 -> preostanek dopusta v letu p2 (*)
p1 = 2 -> zapadli dopust v letu p2
Poleg podanega leta v parametru p2 lahko vrednost nastavimo tudi kot:
p2 = 0 -> rezultat za trenutno leto
p2 = 1 -> rezultat za preteklo leto
(*)Če nastavimo parameter p1=1, potem lahko nastavimo tudi vrednost parametra p3:
p3 = 1 -> V preostanek dopusta je vštet le dopust do zadnjega dneva v mesecu zadnjega obračuna.
p3 = 2 -> V preostanek dopusta je vštet le dopust do zadnjega dneva v letu p2
#KF06(p1) – število dodatnih dni dopusta za delovno mesto delavca.
p1=0 -> sestevek vrednosti dopusta na delovne pogoje + 1. in 2. nastavljivega polja
p1=1 -> vrednost 1. nastavljivega polja
p1=2 -> vrednost 2. nastavljivega polja
#KF07(p1) – število družinskih članov
p1=0 -> vseh članov
p1=1 -> A1 otrok do 18. leta
p1=2 -> A2 otrok do 18. do 26. leta, ki nadaljuje šolanje
p1=3 -> A3 otrok starejši od 26. leta, vpisan na študij do 26. leta
p1=4 -> A4 otrok starejši od 18. leta, prijavljen pri službi za zaposlene
p1=5 -> A5 otrok, ki potrebuje posebno nego
p1=6 -> B za delo nezmožen otrok
p1=7 -> C zakonec, ki ni zaposlen in ne opravlja dejavnosti
p1=8 -> D starši oz. posvojitelji zavezanca
p1=9 -> E drug član kmetijskega gospodinjstva
#KF08(p1) – vrne dodatno število dni dopusta, izbrano na delavcu
p1=1 -> dodatek k dopustu 1
p1=2 -> dodatek k dopustu 2
p1=3 -> dodatek k dopustu 3
p1=4 -> dodatek k dopustu 4
p1=5 -> dodatek k dopustu 5
#KF09(p1,p2,p3,p4,p5) – vrne p5, če je starost delavca med p1(let), p2(mesecev) in p3(let), p4(mesecev). Če pogoj ni izpolnjen, funkcija vrne vrednost 0.
V formulah se poleg osnovnih matematičnih operacij (+, -, *, /) lahko uporablja tudi funkcija DIV (celoštevilsko deljenje). Poleg teh formul lahko uporabljate tudi formule iz programa PLACE.
Primer: Npr. da delavec dobi dodaten dan dopusta na vsakih 5 let delovne dobe v podjetju.
To zapišemo takole: DIV(KE01, 5).
Ostali primeri konkretnih izračunov:
DIV(5,2) = 2
DIV(27,5)= 5
DIV(2,7)=0
DIV(3,3)=1