Obrazec M4 je potrebno oddati do konca meseca aprila in sicer v elektronski obliki. Pred pričetkom dela si najprej preberite celotna navodila za M4 in se šele nato lotite dela po navedenih korakih.

1. V meniju 5.F.7. Nastavitev parametrov za obrazec M4, najprej ponastavimo formule za izdelavo obrazca.

2. V meniju 4.6.6. Brisanje obrazca M4, pobrišemo star obrazec.

3. V meniju 4.6.5. Nastavitev podatkov podjetja, preverimo podatke podjetja in pod zavihkom 2. Posebne nastavitve vklopimo tiste parametre, ki jih eventuelno potrebujemo za svoje podjetje. Razlaga parametrov:

  • M4 po enotah ZPIZ, (le v primeru registracije ZPIZ enot; program bo avtomatsko za vse zaposlence, ki so imeli morebitno spremembo reg.št., generiral ustrezno število obrazcev)
  • Fond ur in Enote-M4 iz delovnih mest (KE), (velja samo za povezavo z aplikacijo Kadrovska evidenca; razlaga v programu)
  • Vnos letnih in tedenskih skladov ur na obrazcu, (le v primeru da ima podjetje uradno prijavljene različne letne in tedenske sklade ur za svoje zaposlence; razlaga v programu)
  • Kontrola števila nadur, (razlaga v programu) – Ločeni zapisi vedno izpis na nov M4 obrazec, (obvezno vklopiti, ker vsaka sprememba z vidika Prijave/Odjave/Spremembe zaposlitve velja za nov obrazec; razlaga v programu)
  • Združi zapise, ki se navezujejo na obdobje prejšnjega zapisa, (načeloma se ne vklaplja; razlaga v programu)
  • Združi zapise pri katerih se mesečni fond ur razlikuje največ za število ur, (privzeta vrednost 8 je optimalni izbor; razlaga v programu)

4. V meniju 4.6.1. Izračun obrazca M4, naredimo dejanski izračun obrazca za ustrezno obdobje, ki se poroča. M4 za leto 2015 poroča plače izplačane za leto 2015, ne glede na datum izplačila. V polje Izračun za datum shranitve od..do vpišemo datum ažuriranja. Imamo tudi možnost izjem pri datumih, tako da lahko zajamemo le podatke, ki se dejansko poročajo za poročevalsko obdobje. Tudi v tem meniju imamo desno zgoraj možnost zavihka 3.Posebne nastavitve, ki so že opisane pod točko 3. Imamo tudi zavihek 2. Ostale nastavitve, kjer imamo na voljo sledeče parametre:

  • Izpišem poročilo o neupoštevanih urah in zneskih nadur
  • Izpišem poročilo o razliki kontrole ur glede na delovno dobo
  • Prištejem prispevke za lastnike zasebnih podjetij (OPSVL), (obveznik za poročanje prispevkov OPSVL je FURS sam)
  • Obračuni brez datuma prispevkov v E-Prispevki PIZ niso plačani (Podatke obračunov brez shranjenega datuma plačila prispevkov bo program razvrstil v rubriko E-Podatki o obdobju, za katero prispevki za PIZ niso plačani.)
  • Izračun obrazca iz normiranih ur (fiksni fond ur); (obvezno za uporabnike JS)
  • Izračun iz normiranih ur tudi za izračun števila nadur
  • Ločeni zapisi ob spremembi deleža minulega dela (obvezno, da vam program različne zaposlitve prepiše iz podatkov delavca iz zavihka »Delež MD (M4)«. Vsi ki imate zaposlence, ki so imeli tekom leta kakršnokoli spremembo zaposlitve, torej novo Prijavo/Odjavo/Spremembo, morate imeti vse spremembe beležene v delavcu na omenjenem zavihku »Delež MD (M4)«. Delež minulega dela služi za izračun minulega dela pri obračunu plače, Delež zaposlitve M4 velja za izračun obrazca M4. V primeru, da Delež zaposlitve M4 ni vpisan, velja tudi za izračun M4 podatek Delež minulega dela.
  • Pri delitvi ur in zneskov po dnevih upoštevaj tudi deleže M4 (tisti, ki imate vpisane deleže pri delavcih na zavihku Delež MD (M4) ta parameter vklopite)
  • Korekcija ur, kadar vsota do pol ure razlike od letnega sklada, (razlaga v programu)
  • Formula –prispevki za PIZ, (razlaga v programu; v primeru, da bi zadevo želeli uporabiti v nadaljnih dveh parametrih je priporočljivo celotno formulo pobrisati, pognati izračun obrazca, ga nato pobrisati in narediti ponovni izračun, ker se ta formula samodejno zapiše v navedenem postopku; načeloma potrebe po tem ukrepu sicer ni)
  • Opozorim kadar razlika pri izračunu prispevkov po formuli
  • Pri razliki izračunov upoštevam izračun prispevkov po formuli
  • Način zaokroževanja za izračun prispevkov

5. V meniju 4.6.4. Izpis obvestil za zavarovance, imamo možnost označiti Kumulativni seznam M4 obrazcev ter vklopiti še kljukico Izpišem tudi kumulativni obrazec z vsoto in tako dobimo zgoščen kontrolni izpis, da čim lažje preverimo pravilnost vsebine obrazca.

6. V meniju 4.6.2. Popravek obrazca pred izpisom, lahko uredimo popravke v podatkih, po potrebi tudi dodamo kakšen zapis ali ga celo pobrišemo. Sicer je tukaj opozorilo za sledeče primere. Če imamo Osnovo za nadomestila za določenega delavca iz več kot enega leta, moramo podatek ločiti v poljih Ure nadomestil (1), Leto osnove za nadomestila (1), Ure nadomestil (2) ter Leto osnove za nadomestila (2). Ločeno se evidentira podatek o Dobi s povečanjem. Če imamo zadevo pravilno vnešeno v program, bo podatek že pravilno zapisan tudi v M4. Ločujejo se tudi podatki o Urah dela in urah nadomestil za neplačane prispevke, gre za evidenco ur in ur nadomestil za katere podjetje ni plačalo prispevkov od obračunanih plač. Te ure zmanjšujejo prvotni podatek o Urah rednega dela in urah nadomestil. Vrsta prijave naj bi bila vrednost 0-Prijava podatkov o rednem delu. Sicer legendo tega podatka lahko vidimo v meniju 4.6.3. Opcija Druga vrstica se vklopi le v primeru, da je Doba s povečanjem ali ure za neplačane prispevke v drugem obdobju, kot tekoče ure. Nikakor se ne vklopi za primer refundacije, ko je osnova iz dveh različnih let. Še splošno navodilo glede M4 kot celote. Vsaka sprememba zaposlitve mora biti v meniju 4.6.2. zapisana v ločeni vrstici, ob kreiranju obrazcev v meniju 4.6.3. pa bo program zapisal za vsako vrstico svoj obrazec, kajti vsaka sprememba zaposlitve pomeni nov obrazec. Kontrolo obrazca najlažje naredimo s pomočjo izpisa v meniju 4.3. Ne smemo pozabiti, da gredo v M4 v polje Znesek plače oz. osnove (EUR) za leto 2015 poleg plače, tudi zneski ostalih dohodkov od katerih so bili plačani prispevki za PIZ (bonitete, izplačila nad Uredbo vlade,…) razen boleznin v breme delodajalca ter refundacij (izjema je krvodajalstvo) in pripadajoče razlike do minimalne osnove za prispevke od boleznin v breme delodajalca in refundacij. Znesek ostalih dohodkov gre v polje Znesek plače oz. osnove v sorazmernem delu glede na redno delo. Višina prispevkov na M4 znaša 24,35% PIZ in sicer od vseh postavk, torej plače rednega dela, boleznin v breme delodajalca, refundacij, bonitet, izplačil nad Uredbo in vseh razlik do minimalne osnove za prispevke (od rednega dela, od boleznin v breme delodajalca in refundacij).

7. V meniju 4.6.3. Zapis obrazca M4 v XML datoteko, sedaj, ko imamo obrazec pripravljen in pregledan tudi dejansko oddamo datoteko na stran ZPIZ-a. To storimo preko gumba F5-Izpis obrazcev in XML datotek. Po potrditvi tega gumba se bodo izpisali obrazci za vse vnesene podatke in odprlo se bo okno Oddaja datoteke s podatki za M4 na ZPIZ. Nadaljnja navodila so  napisana pod gumbom F1 Pomoč. Če za prenos obrazca M4 uporabljamo direktni prenos preko programa Plače, bomo po uspešno uvoženem obrazcu, morali OBVEZNO zapustiti stran M4, ki smo jo odprli preko programa Plače in se na spletno stran M4 prijaviti preko spletnega brskalnika (ročno preko interneta) in nato podpisati predhodno uvožen paket. To je posledica uporabe nove podpisne komponente proXSign s strani ZPIZ.

8. V meniju 4.6.4. Izpis obvestil za zavarovance, bomo za konec naredili še izpis obvestil za zavarovance. Na podlagi starega ZPIZ-1, konkretno 3. odstavka 203. člena, je veljalo, da je obvestila dolžan izdati delodajalec. Na podlagi novega ZPIZ-2, 3. odstavek 140. člena, mora obvestila izdati zavod sam, torej ZPIZ (na podlagi 4. odst. 430. člena ZPIZ-2 se to določilo začne uporabljati 1. januarja 2016).

9. V meniju 4.6.7. Izpis obrazca M4 na tiskalnik, je ostal izpis za potrebe starih let.

10. Meni 4.6.A. Branje iz datoteke M4-Reg.XML v obrazec M4, je funkcija, kjer recimo v primeru, da smo tekom leta menjali program za izračun plač, preko datoteke xml uvozimo podatke prvotnega programa v aplikacijo Vasco Plače. Najprej v starem programu pripravimo podatke in datoteko za ustrezno obdobje, nato enako storimo v programu Vasco Plače in v zadnjem koraku naredimo še uvoz xml-ja v Vasco Plače. Seveda sledi ponovna kontrola združenih podatkov.

11. Meni 4.6.C. Branje obrazcev M4 iz CSV datoteke, omogoča uvoz podatkov M4 iz CSV datoteke. Pravilen format CSV datoteke si lahko generiramo v meniju 4.6.B.

Pomembno

Objava na spletni strani ZPIZ, M4; Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje je pri oddaji obrazca M-4 za leto 2015 preko XML datoteke z dne 10.3.2016 prešlo na novo vrsto podpisne komponente proXSign. Komponenta se uporablja za podpisovanje tudi na portalih e-Vem in e-Uprava. Podrobna razlaga inštalacije se nahaja pod zavihkom Nameščanje podpisne komponente. Za namestitev so na računalniku zahtevane administratorske pravice. Podjetje Microsoft je podporo za operacijski sistem MS Windows XP ukinilo dne 8.4.2014. Da bi se pri oddaji obrazca M-4 izognili dodatnim nevšečnostim oz. težavam priporočamo vsem uporabnikom, da za posredovanje podatkov na obrazcih M-4 uporabljajo enega izmed podprtih informacijskih sistemov. Seznam podprtih informacijskih sistemov je naveden spodaj. Podprti operacijski sistemi in brskalniki: Operacijski sistem: MS Windows 7, 8, 8.1, 10, Linux, OSX v10.10 ali višji. Brskalniki: Internet Explorer od v9 do v11, Mozilla Firefox v30 ali višji, Chrome v45 ali višji, Safari 90.0.1 ali višji.

4.4. Izpis plačanih kreditov 4.7. Obrazec za dohodnino