Zaključek leta je pomembna operacija, s katero zaključimo poslovanje za izbrano leto, ločimo stare podatke v arhivsko bazo in hkrati optimiziramo delovanje sistema. V novi verziji programa FAW je postopek razdeljen na tri jasno ločene korake, kar omogoča boljšo preglednost ter bistveno manj motenj pri delu uporabnikov.
Glavna sprememba je, da se večina obdelave izvede pred dejanskim zaključkom, zato lahko uporabniki večino postopka izvedejo že med delovnim časom. Samo zadnji korak zahteva, da vsi uporabniki zapustijo program.
Dodatno program samodejno prilagodi potek glede na trajanje postopka ponovne nastavitve nabavnih cen (FIFO). Če sistem zazna, da se ta postopek zaključi v manj kot 30 minutah, se ob potrditvi zaključka leta avtomatsko izvedejo vsi trije koraki brez dodatnih vprašanj.
Če pa izvajanje FIFO traja dlje kot 30 minut, program ob vstopu v meni za zaključek leta uporabnika na to opozori in ponudi možnost odločitve o nadaljevanju postopka.
Na ta način lahko uporabnik pri večjih bazah prvi in drugi korak opravi že med delovnim časom oziroma vnaprej, ko so uporabniki še prijavljeni v program, tretji korak pa izvede pozneje, ko v programu nihče več ne dela. Takšen način omogoča boljšo organizacijo dela in manj motenj pri uporabi programa.
Priporočila pred zaključkom leta
Zaključevanje preteklega leta v programih FAW in FAW Lite priporočamo izvajati v obdobju med 15.2. in 31.3., ko so vsi podatki za preteklo leto praviloma že evidentirani in usklajeni.
Zaključevanje leta v programu FAWS (program za pisanje storitvenih računov) ni potrebno.
Zaključevanje leta pred tem obdobjem ni priporočljivo, saj se v praksi pogosto še naknadno vnašajo dokumenti za nazaj, knjižijo plačila, čakajo listine dobaviteljev ali usklajuje inventura. Prezgoden zaključek lahko zato povzroči nepopolne ali napačne podatke v novem letu. Leta je potrebno zaključevati po vrstnem redu, od najstarejšega naprej. Če na primer leto 2024 še ni zaključeno, je potrebno najprej zaključiti to leto, šele nato lahko nadaljujete z letom 2025.
Potek zaključka leta
Postopek zaključka leta poteka v treh zaporednih korakih, ki jih program vodi neposredno v uporabniškem vmesniku.
- V prvem koraku se izvede kontrola podatkov. Program preveri morebitne nepravilnosti, kot so negativne zaloge, neusklajena stanja ali druge nelogičnosti v evidencah. Ta korak je obvezen, saj brez uspešno izvedene kontrole nadaljevanje ni mogoče. Če sistem zazna napake, jih je potrebno pred nadaljevanjem odpraviti.
Posebna pozornost je namenjena negativnim zalogam. Negativna zaloga pomeni, da je bila količina določenega artikla v nekem trenutku knjižena pod ničlo, kar lahko vodi do napačnega izračuna nabavnih vrednosti in posledično napačne otvoritvene zaloge v novem letu. Obstoj negativnih zalog lahko preverite v meniju 3.3, kjer je omogočen izpis artiklov z negativno zalogo. Za podrobnejši pregled posameznega artikla uporabite meni 4.1 – kartica artikla (F6), kjer je razvidno, pri katerih dokumentih in postavkah je prišlo do negativnega stanja. Na podlagi teh podatkov odpravite napake v knjiženju, kot so napačen vrstni red dokumentov, manjkajoči prevzemi ali druge nepravilnosti.
Če program zazna negativno zalogo, uporabnika na to izrecno opozori. V takem primeru zaključek leta ni priporočljiv, dokler se stanje ne uredi.
V primeru, da se uporabnik kljub opozorilu odloči nadaljevati postopek, mora potrditi izjavo, s katero potrdi, da se zaveda posledic in prevzema odgovornost za pravilnost podatkov. S tem potrdi, da razume, da lahko pride do napačnih vrednosti zaloge in poslovnih poročil v naslednjem letu ter da bo morebitna odstopanja odpravil sam. Takšen način nadaljevanja se uporablja izključno na lastno odgovornost in se praviloma odsvetuje.
- Drugi korak predstavlja prevrednotenje nabavnih cen in pripravo otvoritvenih podatkov za novo leto. Rezultat tega koraka se zapiše v vmesno strukturo, ki služi kot priprava za končni prenos podatkov v 3. točki.
-
Tretji korak predstavlja dejanski zaključek leta. V tem koraku se najprej izvede arhiviranje podatkov, s čimer se podatki zaključenega leta prenesejo v arhivsko bazo. Nato se pripravi novo leto in izvedejo zaključna čiščenja podatkov. Ta korak je kritičen in zahteva, da v času izvajanja nihče ne dela v programu. Šele s tem korakom je leto dokončno zaključeno.
Po izvedbi posameznih korakov program prikazuje status zaključka z jasno označenimi fazami. Ob uspešno izvedenem koraku se prikaže oznaka, da je korak zaključen, skupaj s časom izvedbe. Na ta način ima uporabnik ves čas pregled nad tem, kateri koraki so že izvedeni in kateri še manjkajo.
Parametri zaključka:
Med postopkom lahko nastavite dodatne parametre, ki vplivajo na zaključevanje leta:
- Prenos neplačanih izdanih računov v novo leto: Omogoča, da se odprte postavke kupcev prenesejo v naslednje leto. Ta parameter obkljukate samo, če vodite saldo partnerjev tudi v programu Fakturiranje, se pravi knjižite plačila.
- Toleranca pri zaključevanju računov kupcev: Določa dovoljeno odstopanje pri zapiranju odprtih postavk. Če bi imeli npr. toleranco 0,01 in bi kupec A imel odprto postavko v znesku 0,01 € se ta ne bi prenesla v novo leto zaradi tolerance.
- Predračune brišem do vključno leta: Določa, do katerega leta se predračuni izbrišejo. Možno je tudi, da se predračuni sploh ne brišejo.
- Stare servisne naloge brišem: Omogoča brisanje starih delovnih/servisnih nalogov. Nalogi se izbrišejo v tekočem letu, v zaključenem letu še zmeraj ostanejo.
- Prenesem tudi lote brez zaloge: Določa, ali se v novo leto prenesejo tudi loti, ki nimajo več zaloge.