LIKVIDACIJA

Program KPFW omogoča tudi likvidacijo prejetih faktur oziroma prejete pošte. To pomeni, da vnašalec prejete fakture pri vnosu fakture določi osebe, ki morajo potrditi prejeto fakturo, preden gre ta lahko v plačilo in v glavno knjigo.

Pred vklopom likvidacije je v prvi vrsti potrebno določiti pravila in način poteka likvidacije in sicer:

  • ali bomo vnašali prejeto pošto ali samo prejete fakture
  • določiti je potrebno osebe, ki bodo likvidirale prejete dokumente
  • v kakšnem vrstnem redu bodo likvidatorji likvidirali prejete dokumente in pravila ob njihovi odsotnosti (vrstni red, nadomestni likvidatorji, vzporedni likvidatorji)
  • določiti pravice uporabnikov, ki bodo vstopali v program (kdo lahko samo likvidira prejete račune in kdo jih lahko tudi popravlja, plačuje,…)

Vklop likvidacije

Likvidacijo vklapljamo vedno v sodelovanju z vzdrževalcem Vasco programov, posebno v primerih, ko bi z likvidacijo začeli po tem, ko imamo v programu že vnešene prejete fakture oziroma prejeto pošto. V parametrih programa (meni 6.1., zavihek 8. Likvidacija) poleg vklopa likvidacije nastavljamo tudi vsa ostala pravila za likvidacijo. Tako kot pri vklopu likvidacije, se tudi pred nastavitvijo pravil za likvidacijo posvetujemo z vzdrževalcem Vasco programov.

3.0. Likvidatorji

Osebe, ki bodo likvidirale prejete fakture je potrebno vnesti v šifrant likvidatorjev. Za vnos novega likvidatorja pritisnemo F2 Nov vnos in vnesemo:

  • naziv: pri nazivu je priporočljivo vpisati tudi naziv delovnega mesta
  • epošta: vnesemo naslov elektronske pošte likvidatorja, na katerega bo prejemal obvestila o prejetih fakturah, ki jih mora likvidirati
  • uporabnik: vnesemo uporabnika iz prijave, ki smo ga pred tem vnesli v meniju 8.G.
  • nadomestni likvidator: v primeru napovedane odsotnosti lahko vsak likvidator vnese nadomestnega likvidatorja, to pomeni likvidatorja, ki bo v času njegove odsotnosti v njegovem imenu likvidiral fakture, prejete v času odsotnosti. Nadomestnega likvidatorja lahko vnese vsak za sebe, uporabnik z administratorskimi pravicami pa tudi za druge

kpfw-3-o

8.G. Uporabniki

Vsak likvidator mora za vstop v program imeti svoje uporabniško ime in geslo. Nove uporabnike odpiramo v meniju 8.G. Vpišemo uporabniško ime in geslo in nastavimo dovoljene menije. V spodnjem delu pa nastavimo pravice uporabnikov. Za namene likvidacije imamo na voljo naslednje nastavitve:

*PLF; – Prepoved likvidiranja faktur

*TN; – Lahko popravlja, tudi če ni likvidator

*OBL; – Prepoved brisanja likvidatorjev

*PDL; – Prepoved dodajanja likvidatorjev z F2

*AL; – Administrator likvidatorjev – lahko likvidira v imenu kogarkoli

*ML; – Moderator likvidatorjev – lahko gleda pošto od vseh, ne more pa likvidirat v imenu kogarkoli (računovodja)

Pri nastavitvi dovoljenih menijev je smiselno zapreti menije, ki jih uporabniki ne bodo uporabljali. To pomeni, da nekomu, ki bo samo likvidiral prejete račune dodelimo dostop samo do menija 1.1. vnos prejetih faktur ali 1.9. vnos prejete pošte. Pri likvidaciji večinoma nastavimo naslednje tipe uporabnikov:

Tip uporabnika Organizacijska enota/funkcija v podjetju Dostop do menijev* Pravice/opombe
Vnašalec prejetih faktur/prejete pošte tajništvo

1.1. (1.9.), 8.O. , 8.S.

+11+8O+8S

*TN; – Lahko popravlja, tudi če ni likvidator

*ML; – Moderator likvidatorjev – lahko gleda pošto od vseh, ne more pa likvidirat v imenu kogarkoli

Potrjevalec – likvidator učitelji

1.1. (1.9.), 8.O. , 8.S.

+11+8O+8S

*PPF; – Prepoved popravljanja faktur
*PBF; – Prepoved brisanja faktur(*PPPP; – Prepoved popravljanja prejete pošte)
(*PBPP; – Prepoved brisanja prejete pošte)
Likvidator s certifikatom ravnatelj

1.1. (1.9.), 8.O. , 8.S.

+11+8O+8S

*PPF; – Prepoved popravljanja faktur
*PBF; – Prepoved brisanja faktur(*PPPP; – Prepoved popravljanja prejete pošte)
(*PBPP; – Prepoved brisanja prejete pošte)*AL; – Administrator likvidatorjev – lahko likvidira v imenu kogarkoli
Računovodja računovodstvo

Vsi meniji:

+P

*TN; – Lahko popravlja, tudi če ni likvidator

*ML; – Moderator likvidatorjev – lahko gleda pošto od vseh, ne more pa likvidirat v imenu kogarkoli

*8.O.  – meni za povezavo uporabnika z Vasco vzdrževalcem, 8.S. – sprememba gesla za vstop v program

Uporabnikom lahko dodamo tudi dostop do raznih izpisov, npr. tistemu, ki vnaša prejete dokumente v program, omogočimo še dostop do menija 4.1.O. – Pošiljanje obvestil o likvidiranju po epošti.

Primer vnosa novega uporabnika, ki bo likvidator:

kpfw-8-g

3.P. Skupine likvidatorjev

Likvidatorje, ki smo jih vnesli v šifrantu v meniju 3.O. lahko dodamo v skupine, ki jih lahko nato uporabimo pri dodajanju likvidatorjev na posamezno fakturo. Primer: prejeti račun za učne pripomočke mora vedno likvidirati najprej učitelj Janez Novak in za njim še ravnateljica. V šifrantu likvidatorjev odpremo novo skupino, v katero dodamo ta dva likvidatorja v tem vrstnem redu. Ko prejmemo takšno fakturo pa na vnosu likvidatorjev uporabimo to skupino.

kpfw-3-pjpg

Vnos likvidatorjev na prejeto fakturo (1.1)/prejeto pošto (1.9.)

Ob vnosu prejete fakture oziroma prejete pošte je potrebno določiti osebe, ki bodo potrdile pravilnost računa. Vnos likvidatorjev na prejeti dokument je obvezen, zato nas program v primeru, da jih ne vnesemo, na to tudi opozori. Likvidatorje vnašamo na zavihku 8. Likvidacija, kjer se na seznamu prikažejo vsi likvidatorji iz šifranta. Likvidatorja na prejeti dokument dodamo z dvoklikom. Ker pa je pri likvidaciji pomembno tudi zaporedje likvidiranja, moramo to storiti v enakem vrstnem redu, kot bodo likvidatorji likvidirali dokument. Če želimo, da dva likvidatorja likvidirata istočasno, morata imeti enako zaporedno številko vrstnega reda. Vzporednega likvidatorja dodamo s klikom na gumb Vzporedni likvidator in ga izberemo iz šifranta. Kot že navedeno v prejšnji točki, si pri vnosu likvidatorjev lahko pomagamo s tipko F5 Likvidatorji iz skupine. Izberemo skupino in program bo na prejeti dokument dodal likvidatorje, kot so nastavljeni v izbrani skupini.

kpfw-1-1-likv

Likvidiranje prejetih faktur/prejete pošte

Prejete dokumente likvidiramo v meniju 1.1. oziroma 1.9., če uporabljamo vnos prejete pošte. Odpre se nam seznam vnesenih dokumentov, kjer v zgornjem delu lahko izbiramo med različnimi filtri:

kpfw-1-1-filter

  • vse: program prikaže vse fakture, na katerih je uporabnik določen kot likvidator; administrator in moderator likvidatorjev vidita tudi fakture drugih likvidatorjev (fakture na katerih sama nista likvidatorja)
  • moje nelikvidirane: prikazane so vse nelikvidirane fakture likvidatorja
  • vse moje: prikazane so vse fakture likvidatorja
  • moje, na vrsti za likvidacijo: prikazane so vse fakture, pri katerih je likvidator trenutno na vrsti za likvidacijo

Prejeti dokument likvidiramo tako, da izberemo dokument in pritisnemo gumb F5 Likvidiraj. Dokument se bo označil kot likvidiran s strani trenutnega likvidatorja in ga lahko likvidira naslednji likvidator v vrsti. Ko dokument likvidira zadnji likvidator, se dokument označi kot likvidiran in fakturo lahko plačamo in prenesemo v glavno knjigo.

Likvidatorji lahko ob likvidaciji Pošiljajo sporočila ostalim uporabnikom, dodajo opombo na dokument ali v primeru zavrnitve izpišejo Obrazec za zavrnitev.

kpfw-1-1-likv-1

Popravljanje likvidiranih faktur in odlikvidiranje

Likvidiran dokument lahko popravlja samo tisti, ki ga je zadnji likvidiral in likvidatorji, ki so na vrsti za njim. V nasprotnem primeru je potrebno dokument odlikvidirati v nasprotnem vrtnem redu kot je potekala likvidacija. Dokument odlikvidiramo s pritiskom na gumb Alt+F5 Odlikvidiraj.

Primer (zgornja slika): če fakture ni likvidiral še nihče, jo lahko popravljajo vsi. Če je fakturo likvidiral Janez, jo lahko popravljata samo še Janez in Marjetka, ostali si fakturo lahko samo še ogledujejo, ne morejo pa je popravljati.

Obveščanje likvidatorjev po elektronski pošti

Program omogoča obveščanje likvidatorjev, ki so trenutno na vrsti za likvidacijo faktur po elektronski pošti. To pomeni, da ko fakturo likvidira prvi likvidator, program avtomatsko pošlje obvestilo po elektronski pošti naslednjemu likvidatorju. Obveščanje lahko vklopimo v meniju 6.1. Parametri programa na zavihku 8. Likvidacija, parameter 13. Epoštna obvestila o likvidiranju (naslednjemu likvidatorju), poleg tega pa moramo v šifrantu likvidatorjev imeti vpisane elektronske naslove na katere bodo prejemali obvestila. Funkcija je namenjena uporabnikom, ki v program vstopajo samo po potrebi, ko v podjetje prispe faktura, ki jo morajo likvidirati (programa ne uporabljajo dnevno).

Likvidatorje lahko obvestimo tudi “ročno”, preko menija 4.1.O. Pošiljanje obvestil o likvidiranju po Epošti. Program bo izbranega likvidatorja po elektronski pošti obvestil, da ga v programu čakajo prejete fakture, ki jih mora likvidirati. Če likvidatorja ne vpišemo, bodo obveščeni vsi likvidatorji, ki so trenutno na vrsti za likvidacijo vsaj enega dokumenta.

kpfw-4-1-o

Likvidacija javnih naročil

V primeru uporabe modula Javna naročila v programu KPFW, lahko tudi pri izdanih naročilih uporabljamo likvidacijo. Vnos likvidatorjev na izdana naročila in likvidacija izdanih naročil sta enaka kot pri vnosu in likvidaciji prejetih faktur ali prejete pošte. Izdano naročilo lahko natisnemo šele, ko je likvidirano s strani vseh na naročilu vnešenih likvidatorjev.

JAVNA NAROČILA Šola (Solaw)