JAVNA NAROČILA

Modul Javna naročila je del programa Knjiga prejetih faktur (KPFW) in omogoča vnos, potrjevanje (likvidacijo) in izpis naročil dobaviteljem ter povezavo naročil na prejete fakture. Modul omogoča tudi vnos in izpis pogodb z dobavitelji, pregled naročil po pogodbah in izpise za namene poročanja podatkov o evidenčnih naročilih (v skladu z Zakonom o javnem naročanju ZJN-2, Zakonom o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev ZJNVETPS in Zakonom o javnem naročanju na področju obrambe ZJNPOV).

Pogoj za uporabo modula je uporaba programa KPFW. Ob vklopu modula se v programu pojavijo dodatni meniji za vnos naročil (1.B Naročila) in izpise, povezane z naročili (4.6.)

PARTNERJI – Pogodbe z dobavitelji

Modul omogoča vnos in izpis pogodb z dobavitelji in spremljanje izdanih naročil po pogodbah. To pomeni, da bomo ob vnosu naročila, poleg dobavitelja, vnašali tudi pogodbo s tem dobaviteljem. Da bomo pogodbo lahko izbrali s seznama jo je potrebno vnesti na partnerja. Ob vklopu modula se na vnosu partnerjev v šifrantu partnerjev pojavi dodatni zavihek 5. Pogodbe, kjer s tipko F2 vnesemo novo pogodbo s tem partnerjem. Vnos veljavnosti pogodbe in zneska je obvezen. Ko kasneje vnašamo naročila na to pogodbo se znesek pogodbe porablja in v primeru, da je znesek porabljen ali da poteče veljavnost pogodbe program javi opozorilo.

Vnos pogodbe na partnerja:

kpfw-6-1

Pogodbe lahko ločimo tudi po vrstah pogodbe. Šifrant vrst pogodb najdemo v meniju 3.S. Vrsta pogodbe.

1.B. Vnos naročila

V meniju 1.B vnašamo naročila dobaviteljem. Ob izbiri menija se odpre preglednica – seznam vnešenih naročil. Zeleno obarvana naročila so naročila, ki so v celoti povezana na račun, rdeča pa tista, ki so še odprta oziroma nepovezana.

kpfw-1-b-1

Naročilnico izpišemo s klikom na F6 Izpis naročilnice, kjer lahko izberemo pošiljanje po e-pošti in izbiramo med različnimi oblikami izpisa naročilnic. V primeru uporabe likvidacije na naročilih, lahko naročilnico tiskamo šele ko jo likvidira/potrdi zadnji likvidator. Z desnim klikom na naročilo lahko preverimo na katere račune je naročilo povezano.

Za vnos novega naročila izberemo gumb »F2 Nov vnos« in odpre se okno za vnos dokumenta:

kpfw-1-b

Na naročilo vnašamo:

  • datum naročila
  • partnerja
  • pogodbo: če smo pogodbe vnesli na partnerju, lahko na tem mestu s tipko F1 izbiramo med vnešenimi pogodbami tega partnerja
  • zakonska podlaga: vnesemo zakonsko podlago za naročilo (ZJN-3, ZJNOPOV, ZJNVETPS), šifrant je prednastavljen
  • tip naročila: blago, storitev, gradnja
  • osnova: znesek naročila ponavadi vnašamo v bruto znesku (brez DDV), to pomeni, da je vseeno v katero polje vnesemo osnovo (pod Osnova nižja ali Osnova višja). V primeru vnosa zneska z DDV, pa pritisnemo še ustrezno tipko za izračun DDV-ja (F8 za 9,5% in F5 za 22%)
  • številka in datum predračuna: vnos ni obvezen
  • Opis F1: vpišemo kaj naročamo, pri vnos si lahko pomagamo s šifrantom (če se enaki opisi pojavljajo večkrat). Predmet naročila lahko vnesemo tudi kot postavke na drugem zavihku. Torej, polje opis pustimo prazno, na drugem zavihku (2. Postavke in opombe) pa s tipko F2 vnesemo posamezno postavko na naročilo – vnesemo količino, enoto in opis postavke. Funkcija je namenjena samo kot pripomoček za bolj sistematični vnos artiklov oziroma postavk, ni pa v ozadju šifranta artiklov, materiala, ipd.
  • Utemeljitev: polje za vnos utemeljitve naročila, utemeljitev se izpiše na naročilu
  • Skrbnik in izvajalec: vnesemo skrbnika in izvajalca naročila, ki bosta izpisana na naročilu, pri vnosu si pomagamo s šifrantom (F1)
  • Stroškovno mesto

Na zavihku 2. Postavke in opombe lahko vnašamo tudi dodatne opombe, ki bodo izpisane na naročilnici. Zavihka 4. in 5. sta namenjena vnosu prilog na naročilo. Ostale priloge vnašamo samo kot evidenco (primer: dobavitelja smo izbrali na podlagi treh predračunov, predračun izbranega dobavitelja dodamo med priloge na zavihku 4. Priloge izbranega partnerja, vse ostale predračune pa med 5. Ostale priloge), priloge izbranega partnerja pa bodo (v primeru vklopa paramtera) lahko vidne tudi na pregledu računov ali prejete pošte, kot priloge naročila povezanega na ta račun ali prejeto pošto. Za vnos prilog pritisnemo gumb Priloži datoteko in datoteko izberemo (program sicer omogoča pripenjanje tudi ostalih prilog, vendar je priporočljivo, da tukaj pripenjamo datoteke v pdf obliki). Vnos zaključimo s potrditvijo F9 potrdi.

Povezava naročila na prejeto fakturo (1.1)

V meniju 1.B. vnešena naročila, lahko (v primeru likvidacije šele ko so potrjena) povežemo na prejet račun. S tem se bo znesek naročila porabil in naročilo zaprlo. Naročilnico lahko povežemo ob vnosu novega ali popravljanju obstoječega računa in sicer tako, da na zavihku 4. Povezave izberemo podzavihek 2. Javna naročila, naprava za DN in na desni strani pritisnemo gumb F2 novo naročilo.

kpfw-1-b-2

Program prikaže vsa odprta naročila (to so naročila, ki niso v celoti zaprta, oziroma imajo še neporabljen znesek). Izberemo naročilo in izbiro potrdimo s tipko Enter. Program ponudi znesek povezave, ki je znesek naročila ali znesek fakture, oziroma manjši od obeh zneskov in vpraša če zapre preostanek naročila. Znesek povezave lahko tudi ročno popravimo.

kpfw-1-b-3

Zaprem preostanek naročila obkljukamo samo v primeru, ko je znesek odprtega naročila večji od zneska fakture in vemo, da v prihodnje faktur na podlagi tega naročila ne bomo več prejeli (primer: naročilo smo oddali kot okvirno naročilo 100,00 EUR, končni račun pa smo prejeli za 92,00 EUR in vemo da je storitev opravljena in želimo naročilo zapreti. V tem primeru obkljukamo Zaprem preostanek naročila in program bo pri tem naročilu naredil izravnavo v višini 8,00 EUR). To izravnavo lahko kasneje na popravljanju naročila tudi popravimo, v tem primeru se bo naročilo za ta znesek ponovno odprlo).

Povezavo naročilnice na posamezen račun lahko vnesemo tudi tako, da na pregledu računov v meniju 1.1. z desnim gumbom kliknemo na izbran račun, izberemo Javna naročila in Poveži JN. Prikže se seznam odprtih naročilnic, izberemo naročilo in ga povežemo na enak način kot pri popravljanju faktur (opisano v prejšnji točki). Tukaj si povezave naročil lahko tudi ogledamo ali jih brišemo. Na ta način lahko naročilnice povezujejo na prejete fakture tisti, ki sicer nimajo dostopa do popravljanja prejetih faktur (npr. likvidatorji oziroma potrjevalci prejetih faktur).

4.6. Izpisi

V meniju 4.6 imamo na voljo 4 izpise povezane z naročili:

  • izpis naročil: vnesemo pogoje in izhod za izpis. S tem izpisom si lahko pomagamo pri poročanju o evidenčnih naročilih za namene statistike. Izpis grupiramo po Zakonski podlagi in Tipu naročila (blago, storitev, gradnja) in dobimo seštevke naročil po zakonskih podlagah in tipih naročila

kpfw-4-6-1

  • pregled naročil po pogodbah: program za vsako pogodbo pripravi specifikacijo naročil, povezanih na to pogodbo
  • izpis pogodb: izpiše se seznam pogodb, vnešenih na partnerjih
  • pregled nepovezanih naročil: tukaj lahko spremljamo stanje (število in zneske) nepovezanih, oziroma odprtih naročil

Prikaz prilog naročil na prejetih fakturah in prejeti pošti

Za lažji pregled prejetih faktur/prejete pošte in z njimi povezanih naročil program omogoča da priloge, ki smo jih vnesli na naročilo lahko pregledujemo tudi na pregledu faktur oziroma prejete pošte. Funkcija se vklopi v meniju 6.1 – Parametri programa, na drugem zavihku, parameter 68. Priloge naročil prikažem tudi na prejetih fakturah in prejeti pošti. Z vklopom tega parametra program na pregledu prejetih faktur in prejete pošte poleg izbranega prejetega računa prikaže tudi vse priloge (priloge izbranega partnerja) prvih treh naročil povezanih na prejeti račun.

ERAČUNI LIKVIDACIJA