3.1. Prejeta pošta

V primeru uporabe prejete pošte se tudi vsi ostali prejeti dokumenti (predračuni, računi, dobropisi) v program vnašajo preko tega menija (3.1. in ne preko 3.2., 3.3., 3.4,…).

Predlagamo, da vnos prejete pošte uporabljajo vsi, ki v podjetju že spremljajo prejeto pošto ročno in želijo to modernizirati v elektronsko obliko ali pa tisti, ki bi to želeli uvesti na novo. Poleg evidence prejete pošte, je to tudi osnova za vpis nove prejete fakture in likvidacijo dokumenta(opcijsko). Prejeto pošto je mogoče nadgraditi v Dokumentni sistem Vasco, ki omogoča skeniranje in arhiviranje dokumentov v elektronski obliki. Omogoča tudi iskanje po skeniranem besedilu in s tem bistveno olajšanje fizično iskanje dokumentacije po fasciklih.

E-računi

S tipko Prenos iz ePredala prenesemo račune iz predalov UJP ali ZZI (Bizbox.eu). UJP predal se uporablja pri uporabnikih v javnem sektorju, ZZI predal se uporablja v zasebnem sektorju. Prednost uporabe prenosa prejetih eračunov preko omenjenih predalov je ta da se ob vnosu prejete fakture s tipko F12 poveži prenesejo vsi podatki o prejeti fakturi (datumi, zneski, sklic,…).  V primeru da se ne uporablja likvidacija, predvsem v zasebnem sektorju potem se tudi eračun avtomatsko zapiše na seznam faktur, nato je potrebno posebej določiti še DDV in kontiranje.

Vnos prejete pošte lahko razdelimo na eno ali več faz. Primer; tajništvo lahko vnese zgolj osnovne podatke prejete pošte (opis, datum dokumenta, pošiljatelj…), ostale podatke občutljivejših dokumentov, predvsem računovodskih pa opravi kasneje računovodstvo.

VNOS PREJETE POŠTE (F2)

Ob kliku na gumb F2 Nov vnos se odpre vnosno okno. Številčenje prejete pošte je avtomatsko in je neodvisno od številčenja računov in predračunov. Program ponudi naslednjo zaporedno številko, lahko pa jo popravimo.

1. Splošni podatki

Vnesemo podatke tako kot zahteva program. Glede na tip pošiljke bo program v nadaljevanju zahteval vnos ustreznih polj (npr.: pri tipu 1. Prejeti domači račun bo ponujal tudi okno za vnos prejetega računa, pri tipu 5 – razni dopisi in ostala pošta pa samo podatke o prejeti pošti). Če vnašamo samo podatke o prejeti pošti, potem vnos partnerja ni obvezen. V primeru, da pošiljatelja ne želimo imeti v šifrantu partnerjev, ga ne vnesemo v šifrant, ampak samo vnesemo polja Naziv, Naslov, Pošta. Tako vneseni podatki služijo za evidenco kdo je bil pošiljatelj, v šifrantu partnerjev pa se ta pošiljatelj ne bo pojavil.

Če je prejeta pošta račun oziroma računovodska listina, je podatek Partner obvezen in s tem tudi vnos v šifrant partnerjev. Ko vnašamo račun prepišemo vse podatke računa iz originalnega dokumenta, če uporabljamo Dokumentni sistem potem na desni strani tudi vidimo nerazporejene skenirane dokumente (prejeto pošto, račune, dobavnice, naročilnice,…). S tipko F12 Poveži skenirani dokument povežemo na vnosne podatke. Glede na izbran Tip pošiljke Prejeti domači račun lahko z gumbom F2 vnos fakture vnesemo še fakturo v meni 3.2. Prejete fakture, kjer se prepišejo že vsi podatki iz prejete pošte in samo potrdimo vnos prejete fakture in tako še prejete pošte.

Naziv gumba za vnos dokumenta na prejeti pošti se prilagaja glede na tip pošiljke, tako v primeru predračuna program ponudi F2 Vnos predračuna, v primeru računa pa F2 vnos fakture.  Ob popravljanju prejete pošte program na tem gumbu ponudi  Ctrl+F2 popravljanje računa ali Ctrl+F2 popravljanje predračuna.

6. Delitev po st. mestih

Zavihek je namenjen vnosu delitve prejete fakture po stroškovnih mestih. Vnaša se v primeru, ko vnašalec prejete pošte (npr. tajništvo) določi na katera stroškovna mesta se delijo stroški prejete fakture, nima pa dostopa do kontiranja. V tem primeru vnese samo delitev, ki se upošteva kasneje pri kontiranju (to naredi npr. računovodstvo na popravljanju prejete fakture). Delitev se lahko vnaša ročno za vsako stroškovno mesto svoj delež, ali pa pri delitvi uporabimo ključ iz šifranta.

3. Prejeti računi WEB.KPFW 3.2. Prejete fakture