Za uspešen začetek dela je v program najprej potrebno vnesti ali dopolniti vse potrebne šifrante. V naslednjih podpoglavjih so opisani šifranti, ki so potrebni pri vnosu prejetih dokumentov. Nekateri izmed šifrantov niso obvezni, vendar lahko prihranijo veliko časa pri vnosu Vsekakor je možno šifrante dopolnjevati tudi med delom in jih ni potrebno vnašati preko spodaj omenjenih menijev. Nekateri šifranti (kontni plan, partnerji, simboli, devizni tečaji, vrste knjig DDV) so skupni za vse programe, to pomeni, da so vidni v vseh programih, ne glede na to v katerem programu so bili vnešeni (npr. partnerji v programih GKW, FAW, KPFW, BLAW).

3.1. Kontni plan

Namesto ročnega vnosa si lahko preko interneta prenesemo Privzet kontni plan. Na voljo je enotni kontni okvir s prednastavljeno 4 mestno ali 6 mestno analitiko.

Če uporabljamo tudi program GKW je priporočljivo, da kontni plan vnašamo v programu GKW, saj glavna knjiga zahteva več nastavitev in vnos tudi sintetičnih (3 mestnih) kontov. V primeru samostojne uporabe programa KPFW pa je dovolj, da imamo v kontnem planu vnešene samo analitične konte (4 ali več mestne konte).

Pri vnosu vsakega konta vnesemo šifro in naziv konta. Konto pa lahko tudi označimo, da je:

  • stroškovni konto, pri knjiženju na ta konto nas program vpraša za stroškovno mesto
  • saldakonto, pri knjiženju na ta konto nas program vpraša za partnerja
  • davčni konto: obkljukamo pri kontih za DDV (1600, 2600,…)
  • vrsta knjige DDV, označimo samo v primeru da bomo za ta konto vodili evidenco DDV (npr.: konto 2200  -knjiga prejetih računov)
  • evidenčni konto: ta možnost je na voljo samo v primeru, da imamo v parametrih vklopljeno evidenčno knjiženje (uporablja se samo v javnem sektorju in pomeni, da program pri kontiranju, poleg rednih knjižb (na konte stroškov), avtomatsko pripravlja tudi evidenčne knjižbe na kontih razreda 46. V primeru uporabe evidenčnih knjižb lahko vsakemu stroškovnemu kontu določimo še do tri evidenčne konte. S tem si lahko prihranimo veliko dela pri knjiženju evidenčnih knjižb. Če uporabljamo tudi program GKW je dovolj, da imamo evidenčne knjižbe vklopljene in nastavljene v programu GKW.

3.2. Partnerji

Pri ročnem vnosu partnerjev na prvem zavihku vnesemo osnovne podatke o partnerju (šifro, naziv, naslov, pošto, TRR, davčno številko…), na drugem pa nekatere dodatne podatke kot je rok plačila, opombe,…. Na tretjem zavihku vpisujemo podatke za dobavitelje iz tujine (številko deviznega računa, podatke o banki, valuti,…). Če ima partner več transakcijskih računov, te vnašamo na četrtem zavihku. V tem primeru nam program pri knjiženju ponudi izbiro TRR, na katerega naj se izvrši plačilo.

KPFW-3.2

Vnos partnerja preko interneta (VPI – Vasco Poslovni imenik)

Uporaba omenjene storitve je plačljiva. Storitev lahko naročite na naslovu vpi@vasco.si. Pred prvo uporabo je potrebno vnesti še uporabniško ime in geslo, ki je enako kot ga uporabljamo za menjavo verzij preko interneta. Geslo in uporabniško ime lahko vnesemo tudi v meniju 8.U. – nastavitve za VPI (Vasco Poslovni imenik).

Partnerja vnesemo preko interneta tako, da v šifrantu partnerjev pritisnemo tipko F2 in v polje, kjer se vnaša davčna številka ali ID za DDV vnesemo davčno številko in pritisnemo tipko Poišči. Program bo z interneta prenesel podatke o partnerju in jih vnesel v program. V polje ID za DDV lahko vnesemo tudi tujo davčno številko za DDV naprimer DE12345678 in pritisnemo Poišči, vpišejo se tudi podatki tujih partnerjev (velja za območje EU).

KPFW-3.2-1

Druga možnost vnosa partnerja je dodajanje partnerja med vnosom dokumenta. V polje za vnos partnerja vpišemo kar davčno ali identifikacijsko številko in pritisnemo Enter. Če program pod to davčno oziroma identifikacijsko številko ne najde partnerja v šifrantu vzame podatke z interneta in jih vnese v program. Pred dodajanjem se še pojavi okno, kjer določimo ali naj za šifro partnerja vzame davčno številko ali naslednjo zaporedno številko.

KPFW-3.2-2

Na gumbu Nastavitve nastavimo kako naj se podatki o partnerju shranjujejo, ali z malimi ali velikimi črkami. Nastavimo lahko tudi številčenje partnerjev oz. svetovanje šifer.

KPFW-3.2-3

3.3. Stroškovna mesta

Pri vnosu stroškovnega mesta vnesemo šifro in naziv stroškovnega mesta. V primeru uporabe stroškovnih mest na več nivojih lahko pri vnosu stroškovnega mesta vnesemo tudi stroškovno mesto na drugem nivoju, ki naj ga program ponuja pri vnosu v primeru uporabe tega stroškovnega mesta.

KPFW-3.3

3.4. – 3.5. Stroškovna mesta 2 in Stroškovna mesta 3

Vasco programi omogočajo vodenje stroškovnih mest po treh nivojih. V primeru, da uporabljamo več nivojev, je te potrebno vklopiti v parametrih (menu 6.1., zavihek 2.Parametri programa, parametri 3. do 6.). Potem stroškovna mesta vnesemo v šifrant SM2 in SM3. Če je več nivojev vklopljenih, bo program pri knjiženju poleg stroškovnega mesta na prvem nivoju (SM) zahteval tudi vnos SM2 in SM3.

3.6. Vrste knjig

Lahko nastavimo več vrst knjig prejetih faktur, ki se lahko izpisujejo ločeno. V programu so že nastavljene privzete vrste knjig.

KPFW-3.6

3.8. Tipi plačil

Šifrant tipov plačil je potreben zato, da se na plačilni nalog zapiše koda za namen plačila npr. SUPP – Plačilo dobaviteljem.

3.9. Skupina prejetih faktur

Šifrant ni obvezen. Uporabljamo ga za ločitev prejetih faktur v skupine (npr. stroški vzdrževanja, osnovna sredstva…). Vsaki skupini poleg šifre in naziva lahko določimo tudi konto debet in kredit. V tem primeru nam program ob vnosu skupine pri knjiženju fakture, prejet račun tudi avtomatsko pokontira. Uporaba skupin za kontiranje je uporabna samo v primeru, ko prejeti račun knjižimo samo na en protikonto (konto razreda 4).

3.A. Vrsta plačila

Pri vnosu vrste plačila vnesemo šifro in naziv plačila. Z uporabo vrste plačil lahko dodatno ločimo prejete račune glede na vrsto plačila – plačane preko TRR ali plačane z drugim plačilnim sredstvom (gotovina, poslovna kartica….). V primeru prenosa plačil v GKW (glavno knjigo) je v šifrantu vrst plačil potrebno vnesti najmanj toliko vrst plačil, kolikor imamo odprtih TRR (npr. Plačilo SKB d.d., Plačilo NLB d.d…).

3.B. Opisi

Šifrant ni obvezen. Pri vnosu opisov vnesemo šifro in naziv opisa. V šifrant vnesemo opise, ki se ponavljajo pri različnih fakturah in si tako skrajšamo čas vnosa. Namesto pisanja celotnega opisa, na vnosu prejete fakture vpišemo samo šifro opisa iz šifranta ali ga s funkcijsko tipko F1 izberemo iz šifranta.

3.C. Simboli

Šifrant je skupen s programom GKW. Vnesemo šifro in naziv simbola.

KPFW-3.C

3.D. Rok plačila

Dobavitelji uporabljajo različne metodologije izračuna roka plačila. Ta šifrant nam omogoča nastavitev različnih načinov izračuna roka plačila. Primer: Dobavitelj nam prizna 10 dnevni rok plačila, izračunan od datuma prevzema blaga. Za ta primer v šifrant vnesemo nov tip roka plačila:

KPFW-3.D

Tako nastavljen način izračuna zapadlosti lahko sedaj izberemo na vsakem partnerju posebej – v šifrantu partnerjev (meni 3.2. Partnerji, 2. zavihek na partnerju v polju »Rok plačila iz šifranta«. Pri naslednjem vnosu prejetega računa tega dobavitelja, bo program avtomatsko izračunal datum zapadlosti računa na podlagi izbranega načina izračuna. Izračunani datum lahko pri vnosu dokumenta tudi ročno popravimo.

3.E. Tip kompenzacije

V programu je možnost vnosa in izpisa kompenzacij. V šifrant vnesemo tip kompenzacije kot npr.:

  • medsebojna kompenzacija
  • verižna kompenzacija
  • multi kompenzacija
  • rezervacija (za primer E-kompenzacij, EMLK…)

3.H. Država

Pri vnosu države vnesemo šifro in naziv države. Šifrant mora biti skladen z uradnim šifrantom držav, zato si pri vnosu lahko pomagamo z gumbom Nastavi šifrant, ki šifrant napolni avtomatsko.

3.I. Tip dokumenta

Šifrant ni obvezen. Pri vnosu tipa dokumenta vnesemo šifro in naziv (npr. račun, dobropis, bremepis,…). Tip dokumenta vnašamo na deviznem računu in ga potrebujemo pri izpolnjevanju obrazca 1450 za plačila v tujino.

3.J. Devizni tečaji

V primeru vnosa deviznih prejetih računov moramo v šifrant deviznih tečajev vnesti šifre tujih valut. Privzete šifre valut lahko prenesemo z interneta (F11 Šifre valut iz interneta), prav tako tudi vrednosti dnevnih deviznih tečajev (F4 Šifre valut z interneta) – prenese se srednji tečaj Banke Slovenije. V programu je privzeto nastavljeno, da se vrednosti deviznih tečajev z interneta prenašajo dnevno, ob vstopu v program.

KPFW-3.J

3.K. Vrsta posla in 3.L. Posel BS

Šifranta sta namenjena izpisu obrazca 1450 in poročanju Banki Slovenije, zato morata biti usklajena s šifrantom Banke Slovenije. Privzete šifre vrst posla in šifre posla so v programu že nastavljene, lahko pa jih popravljamo.

3.M. Kontrolorji/prejemniki

V šifrant vnesemo osebe (zaposlene), ki jih lahko uporabljamo pri vnosu prejete (prejemnik) ali izdane (pošiljatelj) pošte. Vnesemo osebo, ki je prejela oziroma oddala pošto.

 

Naslednji sklop šifrantov je namenjen LIKVIDACIJI prejetih računov

3.N. Likvidatorji

V šifrant likvidatorjev vnesemo osebe, ki bodo likvidirale prejete račune oziroma prejeto pošto. Vnesemo šifro, naziv in elektronski naslov likvidatorja. Elektronski naslov je naslov na katerega bo likvidator prejemal obvestila o prejetih računih, ki čakajo na likvidacijo. Nastavimo še uporabnika, ki smo ga pred tem odprli v meniju 8.G. – gesla in mu nastavili ustrezna pooblastila za delo v programu.

KPFW-3.N

3.O. Skupine likvidatorjev

Posamezne likvidatorje lahko grupiramo v skupine. Vnesemo skupino, izberemo likvidatorje in jim določimo vrstni red. Pri vnosu prejetih računov nam v tem primeru ni potrebno vsakič izbirati vsakega likvidatorja posebej in določati njihovega vrstnega reda, ampak samo izberemo skupino likvidatorjev in likvidatorji v skupini se bodo dodali na prejeto fakturo. Funkcija je uporabna v primerih, ko imamo vedno enak vrstni red in vedno enake likvidatorje.

3.P. Klasifikacija prejete pošte

Ta šifrant je namenjen uporabnikom, ki v programu uporabljajo tudi modul prejete pošte. S tem šifrantom prejeto pošto klasificiramo po lastno ustvarjenem šifrantu ali pa uporabimo uradno objavljen šifrant. Nekatere šifre klasifikacije so v programu že prednastavljene (11 – Izdani računi, 12 Prejeti računi,…).

3.Q. Tip pošiljke prejete pošte

Ta šifrant je nadgradnja prejšnjega šifranta (3.P. Klasifikacija prejete pošte). Vnesemo naziv (ki naj bo čim bolj opisen), tip (je bistvenega pomena, saj s tem programu povemo katero okno za vnos naj nam prikaže) in klasifikacijo za arhiviranje dokumentov. Npr.: če vnašamo Devizni prejeti račun, potem mora program odpreti masko za vnos deviznega prejetega računa in ne domače prejete fakture itd..

KPFW-3.Q

Naslednji sklop šifrantov je namenjen uporabi modula JAVNA NAROČILA

3.F. Tip naročila

Vnesemo šifro in naziv tipa naročila, ki se uporablja za namene poročanja za statistiko naročil male vrednosti (blago, storitev, gradnja).

KPFW-3.F

3.R. Vrsta pogodbe

Pogodbe, ki jih v primeru uporabe modula javna naročila lahko vnašamo na partnerju, lahko grupiramo po posameznih vrstah pogodbe.

3.S. Skrbnik/izvajalec naročil

V šifrant vnesemo osebe (zaposlene), ki jih bomo na vnosu naročil vnašali kot skrbnike oziroma izvajalce naročil.

2. Plačila 4. Izpisi