V navodilih je opisana večina postavk, ki se jih da nastaviti, vendar se ponavadi potrebuje le nekaj izmed teh. Pri vnosu dokumenta nas program najprej vpraša za številko. Če odpremo na dveh postajah v mreži predračun, program ponudi enaki številki, potem pa prvi kdor shrani vzame to številko, drug pa se shrani pod naslednjo številko. Privzeto so nam na voljo naslednji zavihki.
Zavihek 1 – Predračun
Podatki glave predračuna
- Številka je sestavljena iz zaporedne številke ter pike in letnice ki sta obvezen podatek.
- Opis imamo možnost izbire naziva dokumenta (Predračun, Ponudba, …)
- Datum predračuna
- Kupec – Obvezen podatek (izberemo iz šifranta in potrdimo, za lažje delo lahko za skok v šifrant kliknemo tipko F1). Poleg je gumb F8 Podatki, kjer si lahko ogledamo njegove podatke, gumb A pa nam prikaže kartico artiklov izbranega kupca). Program lahko ob vnosu partnerja opozarja na zapadle fakture, odprte avanse, ter prikaže opombo.
- Prodajalna – (Če ima naš kupec več prodajaln, potem jo lahko izberemo iz šifranta)
- Datum veljavnosti lahko vnesemo kot datum ali pa s pritiskom na F4 Velj. dni vnesemo veljavnost v dnevnih in nam program izračuna datum
- Tip prometa (Izberite ustrezen tip prometa):
- 0 – obdavčen promet –Vsi artikli vsebujejo DDV
- 1 – oproščen pro.: brez pravice do odbitka DDV –Artikli so lahko z davkom ali brez
- 2 – oproščen pro.: izvoz in dobave s pravico do odbitka DDV
- 3 – neobdavčen promet s pravico do odbitka DDV
- 4 – oproščen pro.: dobave blage v EUR
- 5 – druga dobava blaga znotraj skupnosti (veljavna do 31.12.2007)
- 6 – oproščen pro.: tristranska dobava v EU
- 7 – oproščen pro.: prodaja blaga na daljavo v EU
- 8 – oproščen pro.:montaža in inst. blaga v EU
- 9 – neobdavčeno – Ne gre v DDV-O
- A – oproščen promet: dobava storitev v EU
- B – dobave blaga in storitev iz 76.a člena
- C – oproščen pro.: dobave blaga v EU po car.post. 42 in 63
- Stanje predračuna nam omogoča sledenje statusa predračuna, izbiramo lahko med:
- 0 – Odprt
- 1 – Plačan
- 2 – Zaprt
- 3 – Zavrnjen
- 4 – Odobren
- Kontaktna oseba – lahko vpišemo, če potrebujemo
- Dobavni rok v dnevih
- Rabat (Možen vnos do 3 rabate za cel predračun ki se odštevajo od zmanjšane vrednosti, če je rabat vnešen na postavki, potem se upošteva rabat iz postavke)
- Več besedil za izpis na računu, besedila se nahajajo v šifrantu besedil kjer jih lahko urejamo, izpišejo pa se pod postavkami in seštevkom dokumenta. Lahko se izpišejo na predračunu ali računu, odvisno, kjer ga izberemo.
- Komercialist
- Stroškovno mesto (uporaba na izpisih – možen je tudi vnos na postavki artikla)
- Skladišče
- Način plačila
- Svetuj ceno – v primeru, da uporabljamo več cen na artiklih, lahko izberemo, katero ceno nam program svetuje ob vnosu artiklov.
Zavihek 2 – Besedilo
Dodatno besedilo na dokumentu lahko oblikujemo tudi tukaj podobno kot v ostalih programih za oblikovanje besedila, ta besedila pa lahko potem tudi shranimo in jih uporabimo v drugih dokumentih.
Zavihek 3 – Obroki
Na tem zavihku lahko s pritiskom na gumb F8 – Razdeli znesek plačilo razdelimo na več obrokov, vsak s svojim datumom valute. Ti datumi se lahko upoštevajo pri izračunu zamudnih obresti.
Zavihek 4 – Seštevki
Prikaže končne seštevke dokumenta.
Zavihek 5 – Priloge
Na tem zavihku lahko dodamo priloge. S klikom na gumb Dodaj prilogo se nam odpre okno za vnos nove priloge. S klikom na gumb »Prebrskaj« poiščemo datoteko, ki jo želimo priložiti. Prilagamo lahko excelove, wordove, pdf, jpg ali bmp datoteke.
Vnos postavk na predračun
Tipka [F2] nam prikaže vnosno masko za vnos artiklov na predračun. Osnovne zadeve, ki se vnašajo so šifra artikla, količina, in pa cena ali vrednost.
V spodnjih oknih lahko ob času prodaje preverimo zadnje nabave tega artikla in podatke o zadnjih prodajah tega artikla izbranemu kupcu.
V levih spodnjih okencih vidimo pregled zaloge za ta artikel:
- gumb Zaloga nam pokaže pregled zaloge tega artikla po skladiščih – zraven pokaže zalogo na skladišču, ki smo ga izbrali na prvem zavihku
- Nar.dob. – količina artikla, ki je še naročena pri dobavitelju
- Nar.Kup. – količina artikla na naročilu kupcev
- Sk. zal. – sešteta količina: zaloga na izbranem skladišču z odštetimi naročili kupcev in prištetimi naročilu dobaviteljem
2.5. Predračun
2.5.2-4 Popravljanje, Brisanje, Pregled