Meni 3.2. Prejete fakture, odpre se seznam prejetih faktur. Zeleno obarvane fakture so plačane fakture, rdeče so neplačane ali delno plačane. V stolpcu Znesek je znesek celotne fakture, v stolpcu Dolg je znesek neplačanega dela računa. Na seznamu se vidijo računi tekočega leta in odprti neplačani računi iz preteklih let. V primeru uporabe Dokumentnega sistema lahko na desni strani vidimo skenirane, priložene dokumente.
Z desnim klikom na eno od faktur se odpre dodatni meni, ki omogoča nekaj dodatnih pregledov in vnosov. Izpostavimo le dva:
S tipko Prenos iz ePredala prenesemo račune iz ePredalov UJP ali ZZI (Bizbox.eu). UJP predal se uporablja pri uporabnikih v javnem sektorju. ZZI (Bizbox.eu) predal se uporablja v zasebnem sektorju. Prednost uporabe prenosa prejetih eRačunov preko omenjenih predalov je, da se ob vnosu prejete fakture s tipko F12 poveži, prenesejo vsi podatki o prejeti fakturi (datumi, zneski, sklic,…). V primeru, da se likvidacija ne uporablja (predvsem v zasebnem sektorju), potem se eRačun avtomatsko zapiše na seznam faktur. Ročno se uredi kontiranje in morebitna stroškovna mesta.
Vse naštete tipe dokumentov vnašamo po enakem postopku, razlika je le v prvem polju Tip dokumenta. Pri dobropisih in storno dokumentih je znesek dokumenta lahko le negativen.
Izberemo gumb F2 Nov vnos in odpre se okno za vnos dokumenta
OPOMBA: Pri vnosu datumov nam ni potrebno pisati ločilnih pik. V kolikor je želeni datum v istem mesecu in letu, v katerem smo trenutno, potem je dovolj, da vpišemo zgolj prve dve številki in nato tipko ENTER. Današnji datum dobimo tudi tako, da v kateremkoli datumskem polju pritisnemo tipko + (plus).
Tip dokumenta: vnesemo tip dokumenta: račun, dobropis, avansni račun…
OPOMBA: Pri vnosu datumov nam ni potrebno pisati ločilnih pik. V kolikor je želeni datum v istem mesecu in letu, v katerem smo trenutno potem je dovolj, da vpišemo zgolj prve dve številki in nato tipko ENTER. Današnji datum dobimo tudi tako, da v kateremkoli datumskem polju pritisnemo tipko + (plus).
OPOZORILO: V polju sklic ne smemo uporabljati drugih znakov, kot številke in znak – (minus), saj bančni sistem ostalih znakov ne podpira. V primeru, da bomo plačilo izvedli po posebni položnici moramo v model navesti 12 in v sklic referenco iz posebne položnice.
Klasifikacijo vnašamo samo v primeru vnosa prejete pošte in e-arhiviranja prejetih dokumentov (Javni sektor).
Polje E-arhiv je vidno samo v primeru, ko uporabljamo tudi modul Dokumentni sistem, ki omogoča pregled skeniranega dokumenta. V polju e-arhiv je vpisana interna številka povezanega dokumenta.
Navedeni podatki (razen kontov) so tako imenovani osnovni podatki prejete fakture, ki jih lahko vnaša tudi nekdo brez računovodskega znanja. Na tem mestu lahko z vnosom fakture zaključimo s tipko F9 Potrdi, ali nadaljujemo na naslednjem zavihku, kjer vnašamo še podatke o DDV, oziroma na naslednjih zavihkih, odvisno od vrste fakture in podatkov, ki jih še potrebujemo.
To pomeni, da lahko fakture vnašamo v več fazah. Do tukaj lahko podatke vnese tajništvo, od tu nadaljuje računovodstvo (odvisno od narave dela in organiziranosti v podjetju).
Na zavihku 2. DDV vnesemo podatke za davčno knjigo. Če nismo davčni zavezanec, potem nam tega zavihka ni potrebno izpolnjevati. Tega zavihka ne izpolnjujemo, če nam DDV evidence vodijo v zunanjem računovodstvu in imamo v programu zgolj evidenco prejetih faktur.
V našem primeru smo na fakturi imeli zaračunan pisarniški material v vrednosti 61,00 EUR in 22% DDV, ki ga lahko odbijamo. Postopek vnosa DDV je naslednji:
Nadaljujemo tako, da pritisnemo tipko F5 – program napolni podatke za stopnjo DDV 7 – DDV 22,0% vstopni in izračuna znesek osnove in DDV. Ko s tipko enter potrdimo, se semafor obarva zeleno. To pomeni, da se seštevek osnov in DDV-ja ujema z vrednostjo fakture. V primeru vnosa več različnih stopenj DDV, osnovo, ki jo je izračunal program, popravimo, potrdimo in v naslednji vrstici izberemo drugo stopnjo DDV iz Legende davkov. Za lažjo izbiro bližnjic in gumbov za vnos DDV-ja, so ti razloženi v Legendi davkov v spodnjem delu okna.
OPOMBA: Primer, kdaj vnesemo partnerja na DDV zavihku; ko knjižimo fakturo, ki jo je plačal nekdo od zaposlenih. V tem primeru na prvem zavihku izberemo partnerja, ki je fakturo plačal (ker mu moramo znesek vrniti), na drugem zavihku DDV vnesemo partnerja, ki je bil dobavitelj.
Zavihek kontiranje uporabljamo v primerih, ko prejeto fakturo kontiramo na več kot en stroškovni protikonto. Konto za DDV bo program, prebral iz parametrov programa, glede na izbrane stopnje na zavihku DDV (nastavitve DDV kontov uredi računovodstvo v GKW).
Ne glede na število protikontov, lahko za kontiranje uporabljamo 3. zavihek. Za lažje kontiranje imamo na voljo do štiri hitre gumbe. Te nastavimo na gumbu Nastavitve F5-F8, desno spodaj. V našem primeru smo te gumbe nastavili, kot je prikazano na sliki.
Na enak način lahko nastavimo ostala dva gumba.
V našem primeru smo uporabili gumb F5. Program je kontiral račun, kot je prikazano na sliki. Če nam katerikoli podatek (konto, znesek, SM…) ne ustreza, ga lahko pretipkamo. V kolikor potrebujemo vrstico za dodatni konto ali znesek, se s tipko enter ali smernikom navzdol pomaknemo nižje, kjer se nam samodejno pojavi nova vrstica.
Na zavihku 4. Povezave lahko prejeto fakturo, povežemo s prejetim dobropisom, avansnim računom, predračunom ali naročilom. V primeru povezave z dobropisom ali avansnim računom, nam program za znesek povezave zmanjša dolg na prejeti fakturi. Pritisnemo tipko za nov vnos povezave. Za hitrejše delo lahko uporabimo kombinacijo tipk na tipkovnici (Crtl+F2 Dobropis, Alt+F2 Avans ali Shift+F2 Predračun), kot so definirane na tipkah, v preglednici posameznega tipa dokumenta ş katerim povezujemo. Program prikaže seznam odprtih dokumentov, izberemo enega, potrdimo, oziroma popravimo znesek povezave in shranimo s tipko F9. Na eno prejeto fakturo lahko povežemo več dobropisov, avansov ali predračunov.
Na zavihku 6. Obročna plačila, skonti vnašamo obročna plačila in skonte. Preko tipke Nov obrok vnašamo vsak obrok posebej, ali preko tipke Razdeli na obroke, če delimo na več enakih obrokov, ki jih lahko po kreiranju ročno popravimo. Na tem zavihku vnesemo tudi sconte v znesku ali odstotku. Sconti iz tega zavihka, se glede na datume, upoštevajo pri vnosu plačil za to fakturo.
WEB.KPF omogoča likvidacijo prejetih dokumentov in Javnih naročil. Vnašalec prejete fakture pri vnosu določi osebe, ki morajo potrditi prejeto fakturo, preden gre lahko v plačilo in v glavno knjigo. Likvidacijo vklopi računovodstvo v GKW, v meniju 7.W. Razen vklopa in osnovnih nastavitev se likvidacija po fukcionalnosti v ničemer ne razlikuje od likvidacije v programu KPFW (windows aplikacija).
Zavihek 9. Delitev je namenjen delitvi prejete fakture na stroškovna mesta, če vnašalec prejete fakture (npr. tajništvo) vnaša samo delitev po SM brez kontiranja. Oseba, ki kasneje kontira prejeto fakturo (npr. računovodja) delitev upošteva pri kontiranju. Na zavihku 3. Kontiranje delitev iz zavihka 6. Delitev prenesemo s kombinacijo tipk CTRL+F10. V primeru, ko vnaša in kontira ista oseba, lahko vnos na tem zavihku izpustimo in celotno delitev opravimo na 3. Kontiranje. Ključ delitve na zavihku 3. Kontiranje izberemo s tipko F10.
Vnos deležev lahko delamo ročno, vsakega posebej, preko tipke F2 Vnos ali preko tipke Razdeli po izbranem ključu. V tem primeru moramo predhodno v šifrantu nastaviti ključe za delitev.