S.1. Skeniranje dokumentov

V meniju S.1. skeniramo dokumente (pdf, tif, xml,…). Tukaj so zbrani dokumenti, ki so skenirani, niso pa še  razvrščeni oziroma povezani na knjižbo/dokument/partnerja/delavca.

Dokumente lahko v menu S.1. dodajamo na več načinov:

Načini skeniranja dokumentov:

• Preko tipke Skeniraj – način skeniranja nastavimo v meniju S.N.
• Povleci-spusti (drag and drop) – hkrati odpremo okno raziskovalca ali programa za elektronsko pošto (outlook), primemo dokument (pdf, tif, xml,…) ga premaknemo v okno za skeniranje S.1. in spustimo
• Preko gumba Dodaj datoteko, na predogledu dokumentov (program odpre mapo, izberemo datoteko in potrdimo

Razvrščanje dokumentov:

Pred skeniranjem dokumentov lahko v zgornjem delu ekrana izberemo način dodajanja/branja dokumentov:

• Prilepi vsako stran posebej v pdf: npr. v enem pdf-ju imamo skeniranih 20 prejetih računov in ob prenosu v program želimo vsakega kot svoj dokument. Program vsako stran prilepi kot svoj dokument
• Prilepi vse strani kot en dokument
• Prilepi dokument v izvirni obliki: program ohrani vrsto dokumenta (tif, pdf,…)

Ko so dokumenti skenirani, v levem delu ekrana vidimo seznam dokumentov, na desni pa predogled izbranega dokumenta. Skenirane dokumente lahko pred razvrščanjem tudi urejamo. Npr. dokumente smo poskenirali tako, da je vsaka stran svoj dokument, vmes pa so strani dokumentov, ki sodijo skupaj (račun na več straneh, ali račun pri katerem je pripeta dobavnica). V tem primeru lahko več dokumentov združimo. Označimo jih s funkcijo multiselect (klik+ctrl ali shift+smerna tipka gor/dol ali s crtl+A – izbira vseh) in pritisnemo tipko F5 – Združi.

Sedaj imamo en dokument, ki ima več strani. Obratna funkcija od združevanja dokumentov je funkcija F6 – Razdeli. Uporabimo jo lahko, ko imamo en dokument, ki ima več strani, želimo pa ga razdeliti na več dokumentov. Program bo dokument avtomatsko razdelil na toliko dokumentov kot je strani dokumenta.

Dokumentni sistem S.N. Nastavitev parametrov skeniranja